Por Luciano Giovanni

Você já deve ter ouvido falar em gerenciamento de projetos, o assunto tem ganhado espaço nas empresas. Embora o tema esteja em voga, ele não é novidade. É provável que os antigos egípcios já usassem formas rudimentares de gerenciamento de suas grandes obras, como todas as demais grandes obras de engenharia e arquitetura ao longo da história da humanidade devem tê-lo feito. Mas revolução industrial trouxe consigo uma nova exigência: eficiência. Assim, a partir do século XIX, com a introdução de controles e previsibilidade nas organizações, iniciou-se a formalização de práticas e ferramentas de gestão de projetos. Contudo, foram os programas militares e espaciais americanos iniciados nos anos 50, os grandes impulsionadores da prática de Gestão de Projetos. Mais recentemente, instituições como o PMI (Project Management Institute) nos Estados Unidos e o IPMA (International Project Management Association) na Europa vêm contribuindo para a consolidação teórica e a difusão de experiências e melhores práticas na área.

Gerenciar projetos na atualidade requer muito mais do que habilidades técnicas (gestão de escopo, prazo, recursos). Para ter sucesso, um gerente de projetos precisa saber liderar pessoas, comunicar-se com clareza, ser assertivo, ter a visão global sem perder de vista os detalhes, precisa preocupar-se com o desenvolvimento da equipe, manter estreito alinhamento com os clientes, e além de tudo isso, gerenciar a execução do projeto.

Uma frase popular diz que:

“o bom gerente de projetos é aquele que não faz nada, mas não deixa nada por fazer”.

Ou seja, tal qual um maestro rege sua orquestra, um bom gerente de projetos rege ou lidera o time de projeto rumo aos resultados esperados pelo cliente. Eis que citamos duas palavras chaves no mundo dos projetos:

- resultado;

- cliente;

Quando o assunto é gerenciamento de projetos, estamos falando em entregar o que um cliente espera, no prazo e qualidade acordados, por um preço adequado gerando lucro para o executante e satisfação para o cliente. Simples? Errado! Por definição um projeto é algo novo, inédito ou ainda não executado (segundo o Guia PMBOK 3ª versão (PMI) - “Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.”).

    Clique na imagem para ampliar

Portanto, seus detalhes (requisitos) existem somente na cabeça de seu idealizador e conseguir capturar esta idéia e transformá-la em requisitos palpáveis e mensuráveis não é tarefa fácil. Quem já construiu ou reformou sua casa sabe do que eu estou falando.

Neste sentido, escopo, prazo, recursos, riscos e comunicação são fatores críticos e seu gerenciamento ao longo de um projeto, permite aumentar as chances de alcançar os objetivos, minimizando riscos, e antecipando problemas. Vamos nos deter aqui a três desses fatores.

Escopo: delimita as entregas (e suas características) que devem ser apresentadas ao final de um projeto para o cumprimento de seus objetivos. É o mais elementar de todos os fatores a serem gerenciados no projeto. Contudo é o mais negligenciado. Isso decorre quase sempre da informalidade com a qual as referidas entregas são descritas. Em última instância, escopo é uma ferramenta de comunicação na qual o contratador expressa necessidades, expectativas e outros aspectos relevantes à compreensão, por parte do contratado, do que se espera do produto final. Ausência de escopo claramente definido resulta freqüentemente em clientes insatisfeitos e fornecedores irritados – quando não “quebrados”.

Prazo: é o mais mensurável e sensível dos fatores do projeto. Mensurável por razões evidentes, pois trata de uma medida de tempo materializada num cronograma; e sensível porque qualquer estimativa errada de projeto (ex.: recursos) o atinge diretamente. Gerenciamento de prazo é uma atividade que envolve monitorar e avaliar os demais fatores de forma a garantir que o progresso físico do projeto (realizações) está em linha com seu progresso no tempo (tempo decorrido). Quase sempre falta tempo no fim do projeto.

Riscos: são eventos que em geral não queremos que ocorram, mas que podem ocorrer (falando apenas nos riscos negativos). Portanto devemos monitorá-los. Mesmo assim, de forma geral, a mentalidade de avaliação estruturada de riscos é pouco difundida (pelo menos no Brasil). No âmbito da gestão de um projeto, riscos afetam a viabilidade de prazo ou recursos tais como foram estipulados.

Sobre o autor:

Luciano Giovanni é graduado em engenharia elétrica, com MBA em gestão de projetos pela FGV e é certificado PMP. Trabalha com gestão de projetos complexos desde 2000, trabalhando com projetos de infra-estrutura full turn-key para redes celulares, reconfigurações e modificações de aeronaves comerciais e hoje atua no PMO da Embraer sendo responsável pelo desenvolvimento do sistema integrado de gestão de projetos em implantação nesta empresa.